Falhas na organização contábil de micro ou pequenas empresas não apenas geram multas, mas podem esconder a real situação financeira do negócio. Por isso, é preciso ter atenção especial a alguns pontos-chaves.
1. Organização e Separação de Recursos
O primeiro fundamento de uma contabilidade saudável é a clareza sobre o que pertence à empresa e o que pertence ao dono.
- A mistura das finanças pessoais com as da empresa impede a visão real do lucro e pode gerar problemas graves com a Receita Federal.
- Como evitar: Tenha contas bancárias e cartões de crédito estritamente separados. Estabeleça um pró-labore em vez de retirar dinheiro do caixa para contas pessoais.
- A falta de organização de documentos causa erros em lançamentos e dificuldades na hora de conseguir empréstimos.
- Como evitar: Digitalize todos os comprovantes e notas fiscais. Utilize softwares de gestão para centralizar a documentação.
2. Gestão de Operação e Preços
Muitas empresas quebram mesmo tendo sucesso aparente, pois não sabem para onde o dinheiro está indo.
- A precificação incorreta do serviço oferecido faz com que a empresa possa ter prejuízo em cada venda sem perceber, pois o preço não cobre os custos operacionais.
- Como evitar: Calcule o preço de venda com base no markup ou margem de contribuição, considerando impostos, custos fixos, variáveis e a margem de lucro desejada.
- Ignorar custos ocultos e pequenas despesas, como taxas bancárias, cafezinhos ou materiais de escritório, quando acumulados, pode fazer com que o lucro final seja corroído.
- Como evitar: Registre todas as saídas, por menores que sejam. Use a regra de que “centavos importam” no fechamento do mês.
- Um fluxo de caixa deficiente pode acarretar falta de capital de giro para pagar fornecedores no curto prazo.
- Como evitar: Mantenha um acompanhamento diário de entradas e saídas e faça projeções para os próximos meses para antecipar necessidades de caixa.
3. Planejamento e Conformidade Legal
A burocracia exige atenção constante para evitar sanções desnecessárias.
- O atraso em impostos e declarações gera multas pesadas, juros e perda da certidão negativa (impedindo licitações e contratos).
- Como evitar: Utilize um calendário tributário rigoroso e automatize lembretes. O uso de um software ERP ajuda a agendar esses compromissos.
- O desconhecimento da legislação pode resultar na perda de benefícios fiscais ou enquadramento em regimes tributários mais caros.
- Como evitar: Conte com o suporte de um contador qualificado da KGD Online e busque capacitação. A legislação muda rápido, e a consultoria profissional é um investimento, não um gasto.
- A falta de planejamento financeiro contribui com endividamento excessivo por falta de metas e previsões.
- Como evitar: Crie um orçamento anual. Defina quanto a empresa pode gastar em cada área e monitore mensalmente se o planejado está sendo cumprido.
A melhor alternativa é não se preocupar com erros contábeis e deixar a sua contabilidade nas mãos dos especialistas da KGD Online. Conheça os nossos serviços.
